Queueing Theory in Practice

I’m back from a course in Stockholm on the topic of lean software development. While it was definitely not a waste of my time, it’s lack of depth and long lectures disappointed and puzzled me. Longing to learn some new stuff, I spent some time tonight googling for articles about, or written by, systems thinker Russell Ackoff. Coincidentally, I found a good article that managed to touch both a lean concept (although the moniker “lean” had yet to be adopted when the article was written) and mention Ackoff. What I found was a funny piece on some of the practical applications of queueing theory from the September 25, 1988, edition of the New York Times.

“One way to take some of the sting out of waiting is to entertain customers. Since 1959, the Manhattan Savings Bank has offered live entertainment during the frenzied noontime hours. In 13 branches, a pianist performs and one branch has an organ player (Willard Denton, the former Chemical chairman who dreamed up the idea, liked organs, though present management thinks they are a trifle loud for a bank). Occasionally, to make line-waiting even more wonderful, Manhattan Savings has scheduled events such as a fancy-cat exhibit, a purebred dog show and a boat show.”

I also came across an elegant article about the differences between push and pull.

“Now reverse the logic. Suppose the customer pulls the product or service required through your system. Because you’re making what someone has actually ordered, you don’t have to guess or predict sales and production. You don’t have to add extra features or colours to tempt people to buy. If you’re not making things on spec, you don’t need the space, computers or people to store and track the inventory. “

Fart och fläkt från öppen källkod

IDG-bloggaren Niklas Andersson har fått en fråga som handlar om hur man kan få lite av den fart och fläkt som finns i open source-världen i sitt egna projekt, och eftersöker fler tankar på ämnet. Jag har ingen egen erfarenhet från open source-utveckling, men jag tror ändå att jag kan identifiera åtminstone en egenskap som går att låna över till kommersiella projekt.

Först och främst, en egenskap som är lika ovanlig som kontroversiell i näringslivet: frivillighet. Deltagare i open source-projekt väljer själva att delta. Deltagare i företags projekt blir ofta ditkommenderade av någon annan. Är det egentligen inte ganska uppenbart?

När människor själva får välja, då väljer de att engagera sig i något de vill ge sitt fulla stöd. När någon annan väljer åt oss blir det sällan lika bra. Synd då att det verkar så sällsynt att människor i företag själva får välja vart de vill rikta sitt engagemang.

Den som vill se kraften i frivillighet kan pröva att delta i ett open space-möte, t.ex något av de som Citerus är med och sponsrar under de kommande månaderna, dels Scrum Gathering i Stockholm, dels Engagemangsdagen 2008, där open space-skaparen Harrison Owen besöker Uppsala.

Harrison Owen fick idén om open space som en reaktion på den feedback han fick efter att ha arbetat länge och hårt med att arrangera och genomföra en större konferens. En inte helt ovanlig kommentar, som säkert känns igen, var: “Konferensen var bra, men det bästa var alla samtal man hade under fikapauserna”. Man kan väl säga att Owen fick idén att göra en konferens baserad på fikapausens filosofi.

Ett open space-möte börjar med en inbjudan att delta och konferera på ett tema. Under mötet börjar deltagarna, som alltså frivilligt valt att vara med, med att själva utforma schemat för konferensen, och teckna upp sig för sessioner som föreslagits på plats. Sedan drar man igång. Folk deltar där man vill. Grundregeln är att man röstar med fötterna även under själva genomförandet av mötet. Känner man vid något tillfälle att man kan göra och ha mer nytta av att vara på en annan plats så byter man helt enkelt plats. Dessa frivillighetsregler gör att rätt människor gör rätt saker hela tiden.

På Citerus använder vi open space-konceptet i ett miniformat minst en gång i månaden, när alla medarbetare träffas under en heldag för lärande och skapande. Skillnaden mot ett centralt planerat och obligatoriskt schema är uppenbar. Folk väljer själva att investera sin talang där den ger både mest nytta och mest tillfredsställelse – och varför skulle någon vilja ha det på något annat sätt?

Ytterligare en anledning …

… till att fortsätta arbetet med att försöka ändra vår bransch tragiska track record: Försäkringskassan blöder miljoner, Computer Sweden.

Spekulation helt utan insikt i Försäkringskassans verksamhet följer.

Deras nästa projekt kommer att gå ännu värre. Varför? Därför att de omskrivna budgetmissarna kommer att öka trycket på att ännu mer tid läggs på att i förhand berätta vad slutresultatet kommer att kosta. Det kommer att leda till att man försöker skriva ännu mer detaljerade planer, och ha ännu lägre tolerans för osäkerhet. Effekten av detta blir mer spekulation och mer gissningar under en utdragen “förstudieperiod”, som till slut kommer att glida över i en “genomförandefas” antingen lite av sig själv, eller som ett resultatet av att någon högt upp tröttnar och pressar projektet vidare. Slutresultatet: ytterligare ett projekt som förvånar alla inblandade genom att dra över budget.

Retrospektiv och kanban

Visuell styrning med kanbantavlor är intressant. På Citerus har jag hjälpt till att få upp en kanban-liknande lösning för vårt säljarbete. Precis som många Scrumteam använder en planeringsvägg för sprintbackloggen och Excel eller ett webbverktyg för produktbackloggen använder vi väggen för den löpande säljuppföljningen, och Salesforce för långsiktig loggning och datalagring.

För oss funkar ett kontinuerligt flöde som styrs med en kanban bra, eftersom vi har svårt att få till regelbundna möten på kontoret. Vi är ju oftast ut hos kunder och jobbar. Men, med kanbantavlan kan vi ändå få en bra överblick över säljarbetet.

En fråga som nyligen dök upp på kanban-dev-listan på Yahoo var hur man hanterar retrospektiv, eller återblickar. Jag presenterade den lösning jag föreslagit hos oss, och som vi prövat. I den samlar vi helt enkelt upp saker som behöver reflekteras över i en sorts “hink” – i vårt fall en A3-lapp på väggen. När A3-arket är fullt är det dags för ett retrospektiv. På så vis får vi en naturlig stopp-punkt för reflektion trots att vi inte jobbar i rytmiska sprintar. Eric Landes på listan gillade idén och skrev lite om den på sin blogg, där han också länkar till diskussionen vi hade.

Ny blogg: Scrumtips

Jag har startat en ny blogg: Scrumtips. På Scrumtips-bloggen kommer jag att samla tips för dig som använder Scrum. Från fallgropar till praktiska how-tos, från nyttiga metaforer till boktips, allt på en blog, sökbart och indexerat. Om du har vägarna förbi, lämna gärna en kommentar och berätta vad du skulle vilja läsa om, och du får en fin stjärna i mjukvaruhimlen om du tipsar fler om bloggen!

Self-Preserving Geese and Humans

Clarke Ching on the TOC Thinkers blog has republished an article by Tony Rizzo. Rizzo takes us through a beautiful explanation of how we adapt to the contexts we exist in, and how those adaptations can be seen in how we behave. Just like we can learn about the rules of flying by observing how geese fly in v-formations, Rizzo explains, we can learn about the rules of an organization by watching how people in it behave. It’s a nice analogy. We behave like we do for a reason, and that reason is not to be found only within ourselves, but in the systems we live in.

I like to invoke systems thinker Russell Ackoff’s advice when it comes to observing behavior: whenever you observe something that seems remarkable, incomprehensible or just plain weird to you, ask yourself what would have to be true for that behavior to be useful to the person exhibiting it. That’s how you can start building understanding for the other person’s reality.

Of course, the reasons you come up with are only your wild speculations, so to really do something useful, you need to go ahead and follow the advice of another systems thinker, Jerry Weinberg: you need to check it out. You need to go ahead and describe your observations and how you interpret them to the one you observed, and ask if you are correct. Why, well, many things can go wrong when observing, so let’s just say you need some error correction, just to be safe. Learn more about Virginia Satir’s interaction model for a way to observe your own observations and interactions.

Level of Control

In an article on pragmaticmarketing.com, Stacey Weber discusses at what level of control the product owner in Scrum is supposed to operate. She points out that the product owner needs to interact with the team at a problem statement level, not on the level of detailed specifications. I agree. If the product owner feels the need to control the team’s work at a very granular level, this is a bad smell. An efficient Scrum team can take fairly high-level requirements from the product owner and act on them. Such a team does not need to be spoon fed detailed specs and screen shots, because it already has all the skills it needs to take a requirement and run with it. If great user experience is a key target, a user experience person is right there in the team, committing to the sprint goal. The product owner gets to do what he or she is good at – identify and work towards delivering to market needs. The team gets leeway and is able to find the best possible solution to a stated problem.

More generally: in an efficient organization, there is rarely a need to micro manage.

Agila Sverige 2008: Dag 1

Idag har jag deltagit på konferensen Agila Sveriges första dag. Förmiddagen bestod av blixttal begränsade till tio minuters längd. Efter lunch övergick formatet till öppet forum, och deltagarna delade upp sig i mindre grupper för att behandla de ämnen de själva föreslagit. Konferensen har anordnats av personer som är aktiva på mailinglistan Agile Sweden: Joakim Holm, Marcus Ahnve, Måns Sandström, Ola Ellnestam och Matti Hjelm. En mängd bolag som är verksamma inom området har skjutit in stöd som sponsorer, bland dem Citerus såklart.

Blixttals-upplägget fungerade lysande. Samtliga talare var fullt kapabla att leverera något intressant på de tilldelade minuterna. En tanke jag fick, och fick höra även från en annan deltagare, är att det känns som om det får plats lika mycket informaton i en tio minuters blixtdragning som i ett traditionellt fyrtiominuterstal. Det som fått stryka på foten är långa talarpresentationer, upprepningar och uppradningar av långa punktlistor.

Förmiddagens föreläsningar genomfördes i två spår. Utan att ha analyserat innehållet i dem noggrannare kunde jag inte se något uppenbart tema för respektive spår. Det gjorde emellertid ingenting alls för mig, jag navigerade fram och tillbaks för att lyssna på det som lät mest intressant. En oväntad sidoeffekt av detta var att det var uppiggande att halvpspringa några steg mellan föreläsningslokalarna i konferensanläggning.

Eftermiddagens open space genomfördes i tre pass, med, tror jag, runt ett halvdussin sessioner per pass. Jag deltog i en session om förändringsmotstånd och en om förtroende i team. Under det sista passet surrade jag in en stund på en session som handlade om value stream mapping, men surrade ut igen och pratade med Chris och Markus från BluePlane istället.
Minst lika givande som föreläsningarna var att träffa andra lättrörlighetsnördar jag känner sedan gammalt, och en hel del nya. Många namn var bekanta från Agile Sweden-listan och olika bloggar, och sådana namn känns det extra bra att kunna knyta ett ansikte och ett handslag till.

Nu ikväll är det en konferensmiddag som jag tyvärr fick hoppa över den här gången.

Så här i halvtid (konferensen fortsätter hela dagen imorgon) känns det inte alls förhastat att kalla konferensen en succé. Väl anordnat av arrangörerna, och av deltagarna, som ju i extra hög grad byggt just denna konferens. Jag håller tummarna för att detta blir ett återkommande arrangemang, minst årligen.

PSL in Sweden

My colleague and friend Magnus Ljadas and I are currently working to get Jerry Weinberg’s legendary (yeah!) workshop Problem Solving Leadership to Sweden, starring Gerald M. Weinberg himself, Esther Derby, and Johanna Rothman. We’re aiming for January 2009. To gauge the interest on the market, we’ve put up a form where anyone who’s interested in participating in this 6-day intensive workshop can sign up with us. We put the page up a couple of days ago, and a bunch of registrations have already rolled in.

We’ll be adding more information to the page as this moves along, but if you’re interested (and you should be, if you’re in software and want to hone your leadership skills), you should sign up right now.

Magnus and I participated in the PSL in Albuquerque, New Mexico, this March, and it was great. You get to experience effective and not so effective problem solving leadership hands on. For me, this was just right. Because I’ve read a lot of Jerry’s works before, the concepts per se were not new to me, but to experience them like this moved what I knew in my brain right into my heart and stomach. The entire week worked up to the final hours, which for me meant participating in an exercise that let me experience what I want work to be like. Flowing, natural, intense, adaptive, fun, effective. All of those. This, combined with the practical tools taught during the workshop made these days in Albuquerque an excellent investment of both time and money.