Category: Lean

I det förra inlägget skrev jag om bakgrunden till att jag börjat arbeta med visuell styrning med kanban. Det här inlägget ger en första titt på verktygen vi kan använda.

Utöver ett uppdrag att slutföra och kunskap om hur kanban fungerar behövs följande för att komma igång med en egen kanbantavla:

• En rymlig whiteboard med tillhörande pennor
• Post-its i olika färger
• Pennor som det går att skriva tydligt på post-its med (vanliga bläck eller blyertspennor ger så tunn skrift att det blir svårt att läsa vad det står när man står en bit från whiteboarden)

Att jobba med en kanbantavla (för till exempel sitt drifts- eller supportteam) handlar om att synliggöra sitt arbete så att man istället för överbelastning kan ha rätt mängd arbete igång, och därmed få fler saker klara snabbt och med rätt kvalitet.

Vi använder post-its (eller något annat flyttbart) för att dokumentera vad vi jobbar med – en sak per lapp. Målet är inte att dokumentera varenda liten sak som görs. Tvärtom funkar det hela bäst om man på lapparna skriver ned små nyttiga delresultat, snarare än aktiviteter.

Arbetets aktuella status visar vi genom att placera våra lappar på rätt ställe på whiteboarden. På den har vi nämligen ritat upp vår grupps arbetsprocess, så att lapparna kan sättas i kolumner som visar de olika steg arbetet går igenom, från ax till limpa.

Vi vet att kanbantavlan börjar fungera när vi med en snabb blick kan se vilket arbete som väntar, vad som pågår, och vad som gjorts klart. Från dag till dag kan vi lapparna röra sig över tavlan, från en kort prioriterad lista, genom de olika stegen i arbetsprocessen, på väg mot leveransklara resultat.

En whiteboard och post-its kanske verkar vara primitiva vertyg? Det stämmer, och det är helt avsiktligt. De är nämligen också mycket kraftfulla.

Genom att använda dessa enkla verktyg gör vi det lätt att anpassa vår process när vi märker att det behövs – det kostar bara lite suddande, omritande och lappflyttande. Med andra ord hindras inte våra förbättringsambitioner av att verktyget inte hänger med i svängarna (något som i min erfarenhet händer oftare än vad som är önskvärt). Med andra ord: Ingen hittar den optimala arbetsprocessen på första försöket. Verktygen finns till för att stötta processen. Därför måste det vara lätt att justera verktygen.

När synligheten är stor är det också lättare för var och en att veta var man kan hjälpa till. Gruppen får tydliga signaler när den behöver samarbeta för att lösa problem. Hur klyschigt det än kan låta så är ett team mer än summan av sina medlemmar. En grupp som lär sig samarbeta effektivt, till exempel med hjälp av en kanban-tavla, har tagit ett steg på vägen mot att bli ett effektivt team. Ett team låter inte sina medlemmar kämpa ensamma, det kliver in och hjälper individen att komma vidare och växa. Alla verktyg som kan hjälpa oss att komma närmare det idealet är värda en andra titt.

Använder du visuell styrning med enkla verktyg? Vad är dina bästa tips?

De senaste åren har jag jobbat med att hjälpa team och organisationer att förstå och använda Scrum. Jag har jobbat en hel del med produktutvecklande företag, och det är i utvecklingsarbete Scrum verkligen kommer till sin fulla rätt. Samtidigt består arbetet med att lansera mjukvaruprodukter av så mycket mer än bara själva utvecklingen. Drift, support och marknadsföring är några exempel på aktiviteter som är avgörande för framgång.

Förra hösten åt jag lunch med en branschkollega på en restaurang i Uppsala och vi pratade om hur det gick för deras utvecklingsteam, som nyligen börjat använda Scrum. Det gick utmärkt. Arbetet var fokuserat och tydligt, och man hade lyckats genomföra ett komplext projekt framgångsrikt.

Samtidigt kände man på driftssidan att man ville ha ett lika engagerande och tydligt sätt att styra och följa upp sitt arbete. Jag berättade om något jag studerade just då – visuell styrning med kanban. Så vitt jag kunde se var de bakomliggande principerna sådana vi känner igen från Scrum, även om de praktiska handgreppen ibland ser lite annorlunda ut. Vi kom överens om att försöka få till ett kort och fokuserat samarbete för att få till en kanbanlösning för deras driftsgrupp. På så vis skulle även de kunna dra nytta av tankarna bakom Scrum.

Kanban är japanska, och betyder till vardags helt enkelt skylt eller tavla. Inom tillverkningsindustrin har begreppet däremot fått en mer specifik betydelse. Där betyder kanban ett signalsystem som styr flödet i produktionen. Jag är absolut ingen expert på industriell produktion, men jag kan göra ett försök att förklara systemet som jag förstått det.

Här är ett konkret exempel. En person som arbetar med att montera en komponent för en viss maskin behöver en mängd olika delar för att kunna göra sitt jobb. Hur många av varje? Det skulle man kunna försöka styra med ett avancerat datorsystem som prognosticerar behoven framöver. Eller så använder man kanban.

I ett kanbansystem signalerar varje del i en produktionskedja sitt behov av nytt material från ett föregående steg genom att tydligt flagga upp behovet. Rent praktiskt kan signaleringen ske genom att en låda med delar tömts, och därför skickas för påfyllning tillsammans med ett litet instruktionskort – en kanban – till den som kan fylla på lådan. Lådan fylls, och skickas tillbaks till beställaren. På samma sätt fortsätter beställningarna “bakåt” i produktionsledet. Fördelen? Processen styrs efter behov istället för efter spekulativa prognoser. Kanban blir därför en nyckelteknik i Just-in-Time-processer.

Så vad har kanban att göra med till exempel drift av mjukvara? Vi kan inspireras av metoden för att styra och följa upp arbetet i till exempel en driftsgrupp på ett sätt som är både tydligt och enkelt.

Våra kanban blir helt vanliga post-it-lappar som vi flyttar på en whiteboard. Whiteboarden designar vi för att ge en helikopterbild av arbetsprocessen. Resultatet: ungefär samma som när vi sätter upp sprintbackloggen på väggen och får en visuell sprintbacklogg, men anpassat för den typ av situation som till exempel ett drifts- eller supportteam befinner sig i. En vanlig invändning mot Scrum från denna typ av grupper är att det är svårt att få till iterationer, eftersom man arbetar så reaktivt med plötsligt inkommande saker. Mot det kan man förstås invända att man då borde fokusera på att eliminera så många oväntade saker som möjligt, och det är väl rätt i teorin. I praktiken måste man förstås ända styra arbetet under tiden, och varje sätt att få mer fokus och lite lugn och ro kanske gör det lite lättare att faktiskt börja eliminera rotorsaker till problem. Kanban kan vara ett sådant verktyg.

Med kanbantavlan blir det lättare för samtliga i arbetsgruppen att se vilket arbete som väntar, vad som pågår, och vad som är på väg att göras klart. Gruppen får också lättare att ta på sig rätt mängd arbete vid varje givet tillfälle, något som är viktigt inte bara för att undvika utbrändhet, utan också av mer kortsiktigt ekonomiska skäl. Man får helt enkelt mer klart om man undviker att överbelasta sig, och kvaliteten på arbetet blir högre.

För gruppens intressenter (t.ex. mottagare av de arbetsresultat gruppen levererar) finns också fördelar, som att det blir lättare att se status på arbetet. När synligheten ökar minskar ofta stressen. Det är helt enkelt svårare att bli stressad när man känner att man har koll på läget. När stressen minskar ökar lugnet, och vi fattar som regel bättre beslut när vi är lugna än när vi är uppjagade.

I nästa bloggpost tänkte jag skriva lite om hur det kan se ut rent praktiskt.

Känner du till en arbetsgrupp som skulle vilja dra nytta av fördelarna med att jobba lättrörligt, men som inte riktigt känner att Scrum passar perfekt? Hur gör de för att få bästa möjliga delaktighet och tydlighet?